[오피스 프로그램 추천] 엑셀·워드·PDF를 무료로 쓸 수 있는 WPS Office!

직장인에게 엑셀과 워드는 사실상 선택이 아닌 필수 프로그램에 가깝습니다. 매출이나 데이터를 정리할 때는 엑셀을 사용하고, 보고서나 기획서를 작성할 때는 워드를 사용합니다. 여기에 계약서나 각종 문서를 확인하고 공유할 때는 PDF까지 자주 사용하게 됩니다.
문제는 대부분의 직장인이 사용하는 오피스 프로그램이 무료가 아니라는 점입니다. 기존에 사용하던 프로그램을 계속 이용하려면 구독료를 내거나 새로운 버전을 구매해야 하는 경우가 있고, 컴퓨터를 바꾸거나 프로그램 환경이 달라질 때 다시 비용을 고민하게 됩니다.

사실 저는 2019년프로그램을 구매해서 사용하고있었는데 어느 순간 인증이 안되고 오류가 뜨더라고요 ㅠㅠ 다시 구매하기는 아깝고 ... 다른 방식으로 사용할 수 없을까 하다가 WPS Office를 찾았습니다! 

 

사용하다보니 이전 프로그램에 비해 크게 불편한 점이 없으면서도 심지어 파일호환도 되는거에요! 그러다보니 꼭 추천드리고 싶어서 가져와봤습니다 ㅎㅎ

WPS Office는 문서 작성, 스프레드시트 작업, 프레젠테이션, PDF 확인 등 일반적인 사무 업무에 필요한 기능을 하나의 오피스 프로그램 안에서 사용할 수 있도록 만든 서비스입니다. 특히 이미 익숙한 엑셀과 워드 파일을 열고 수정해야 하는 직장인에게는 꽤 현실적인 대안이 될 수 있습니다.
물론 완벽한 프로그램은 아닙니다. 장점이 분명한 만큼 한국어 사용자 입장에서 불편하게 느껴지는 부분도 있습니다. 실제 직장인의 업무 환경을 기준으로 WPS Office의 장점과 단점을 정리해 보겠습니다.

 

 

1. 익숙한 오피스 업무를 다른 방식으로 이어갈 수 있는 WPS Office

WPS Office를 사용하는게 처음엔 어색하다가도 하루정도 업무에 적용하다보면 “생각보다 우리가 평소에 쓰던 오피스 프로그램과 비슷하다”는 느낌을 받을 수 있습니다. 

 

직장인에게 새로운 프로그램을 사용할 때 가장 큰 부담은 기능이 부족한 것보다 기존 업무 방식을 완전히 바꿔야 한다는 점입니다. 이미 오랫동안 엑셀과 워드에 익숙해져 있는데, 새로운 프로그램을 설치한 뒤 처음부터 사용법을 다시 배워야 한다면 아무리 무료라고 해도 쉽게 손이 가지 않습니다. 하지만 WPS Office는 일반적인 문서 작성과 표 계산, 프레젠테이션 작업을 하나의 프로그램 안에서 처리할 수 있다는 점에서 진입장벽이 비교적 낮은 편입니다.

문서 작업을 해야 한다면 워드와 비슷한 방식으로 내용을 작성하고, 표나 데이터를 정리해야 한다면 스프레드시트 기능을 이용할 수 있습니다. 프레젠테이션 자료를 만들어야 할 때도 별도의 프로그램을 찾아 설치하는 대신 하나의 오피스 환경에서 작업을 이어갈 수 있습니다.

직장인의 실제 업무는 생각보다 복잡하지 않은 경우가 많습니다. 보고서를 작성하고, 숫자를 정리하고, 표를 만들고, 받은 파일을 열어 확인하고, 수정한 뒤 다시 보내는 과정이 반복됩니다. 특별한 전문 기능보다 이런 기본적인 업무가 얼마나 편하게 이어지는지가 중요합니다. WPS Office는 바로 이 부분에서 의미가 있습니다.

 

특히 회사에서 받은 파일을 개인 PC에서 잠시 확인해야 하거나, 별도의 비용을 들이지 않고 기본적인 문서 작업 환경을 갖추고 싶은 사람이라면 한 번쯤 사용해 볼 만합니다. 예전에는 오피스 프로그램이라고 하면 거의 특정 프로그램을 반드시 사용해야 한다는 인식이 강했습니다. 하지만 지금은 문서를 작성하는 방식도 다양해졌고, 개인의 업무 환경도 달라졌습니다. 회사에서는 지정된 프로그램을 사용하더라도 개인적으로 문서를 확인하거나 간단한 작업을 할 때까지 반드시 같은 비용 구조의 프로그램만 사용해야 하는 것은 아닙니다. 그래서 WPS Office는 마이크로소프트 오피스를 완전히 대체해야 하는 프로그램이라기보다, 비용 부담을 줄이면서 기본적인 오피스 업무를 처리할 수 있는 현실적인 선택지로 생각하는 것이 더 적절합니다.

 

2. 무료로 시작하면서도 기존 엑셀과 워드 파일을 활용할 수 있다는 점

WPS Office의 가장 큰 장점은 역시 비용 부담입니다. 직장 생활을 하다 보면 엑셀과 워드를 사용할 일이 너무 많습니다. 그런데 정작 개인 PC에 오피스 프로그램이 없다면 간단한 파일 하나를 수정하는 것도 어려워집니다. 회사 컴퓨터에서는 작업할 수 있지만 집에서는 파일을 열기 어렵고, 개인적인 공부나 부업, 이직 준비를 위한 문서를 만들 때도 별도의 프로그램이 필요합니다.

이때 WPS Office는 무료로 사용할 수 있는 기능을 통해 기본적인 문서 업무를 시작할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
엑셀 파일을 열어 데이터를 확인하고, 간단한 표를 수정하고, 수식을 입력하는 작업이 가능합니다. 워드 문서를 열어 내용을 수정하거나 새로운 문서를 작성하는 작업도 할 수 있습니다.

직장인 입장에서는 이것만으로도 활용도가 상당히 높습니다. 특히 급하게 받은 파일을 열어야 하는 상황에서 유용합니다.
거래처에서 엑셀 파일을 보내왔는데 외부에서 확인해야 할 때, 누군가 워드 문서를 보내왔는데 간단하게 수정해서 다시 보내야 할 때, PDF 파일의 내용을 확인하거나 문서 형태를 바꿔야 할 때처럼 일상적인 업무 상황에서는 별도의 고가 프로그램이 항상 필요한 것은 아닙니다.

또 하나의 장점은 기존에 사용하던 파일과의 호환성입니다. 새로운 오피스 프로그램을 사용하다보면 당연히 "상대가 보낸 파일이 깨짐 없이 열릴까?", "내 파일이 문제 없이 상대에게 열릴까?"라는 걱정이죠. WPS office는 그런 걱정을 전혀 하지 않아도 됩니다!! 실무에서는 파일 하나가 열리지 않는 것만으로도 업무가 멈출 수 있습니다. 아무리 좋은 프로그램이라도 다른 사람이 보낸 파일을 제대로 열 수 없다면 사용하기 어렵습니다.

WPS Office는 일반적으로 사용되는 오피스 문서 형식을 활용할 수 있기 때문에 기존에 받아 둔 엑셀, 워드, 프레젠테이션 파일을 확인하고 작업하는 데 장점이 있습니다. 물론 복잡한 수식이나 특수 기능, 매우 정교한 서식이 들어간 파일은 실제 업무 환경에서 미리 확인해 보는 것이 좋습니다. 하지만 일반적인 보고서, 표, 데이터 파일을 열고 수정하는 수준이라면 상당히 편리하게 사용할 수 있습니다. 여기에 PDF 관련 기능까지 하나의 프로그램 안에서 활용할 수 있다는 점도 직장인에게는 매력적입니다.

 

게다가!!

중요한 특징 중 하나는 파일전환이 WPS office 프로그램 내에서 이뤄진다는 점입니다! PDF파일을 워드로 바꾸거나 워드의 표를 엑셀로 바꾸거나 이렇게 파일 유형을 바꿔야할 때도 은근히 시간이 걸리고 가끔 손이 많이 가면 스트레스를 받기도하는데요?!

WPS Office에서는 "파일 변환하기(Convert)" 버튼만으로 pdf가 수정가능한 워드파일로, 혹은 엑셀 표로 바뀐다는 사실! 

이거 엄청난 메리트 입니다 ㅎㅎㅎㅎ 

직장인의 하루를 생각해 보면 워드 파일 하나만 다루는 경우는 드뭅니다. 어떤 업무는 엑셀 파일을 확인하고 또 다른 업무는 워드 보고서를 작성하며, 계약서나 참고 자료는 PDF로 받아 보는 경우가 많습니다. 여러 종류의 파일을 다루기 위해 프로그램을 각각 설치하는 것이 번거롭다면 하나의 오피스 환경에서 호환까지 하면서 여러 업무를 처리할 수 있다는 점은 분명한 장점입니다.
이미 우리가 업무에서 사용하고 있는 파일을 그대로 활용하면서 기본적인 오피스 업무를 이어갈 수 있다는 것, 바로 이 점이 직장인에게 가장 현실적인 장점이라고 할 수 있습니다.

 

3. 무료라는 장점만큼 한국어 사용자에게는 적응이 필요한 부분도 있다

 

WPS Office가 모든 사람에게 완벽한 프로그램은 아닙니다. 특히 오랫동안 한국어 기반의 오피스 프로그램을 사용해 온 직장인이라면 처음 사용할 때 다소 어색함을 느낄 수 있습니다. 가장 먼저 느껴지는 부분은 전반적인 레이아웃과 메뉴 환경입니다.

프로그램을 사용하면서 메뉴나 설정을 찾을 때 영문 기반의 화면이 익숙하지 않은 사람에게는 처음에 시간이 걸릴 수 있습니다. 평소 사용하는 프로그램에서 한국어 메뉴에 익숙하다면 특정 기능을 찾을 때 한 번 더 생각하게 됩니다. 문서 작업 자체는 어렵지 않더라도 업무 중에는 이런 작은 차이가 피로하게 느껴질 수 있습니다.

특히 직장에서는 새로운 프로그램을 천천히 익히는 것이 아니라 당장 업무를 처리해야 하는 경우가 많습니다. 급하게 표 하나를 수정해야 하고, 파일 형식을 바꿔야 하며, 설정 메뉴를 찾아야 하는 상황에서 익숙하지 않은 영문 레이아웃은 분명 불편할 수 있습니다.

또 하나 개인적으로 체감할 수 있는 부분은 한글과 영문 입력 환경에서의 단축키 사용입니다. 한국어 사용자는 키보드를 사용할 때 한글 입력 상태와 영문 입력 상태를 크게 의식하지 않는 경우가 많습니다. 특히 Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + X 같은 단축키는 너무 익숙해서 손이 자동으로 움직입니다. 그런데 WPS Office를 사용하다 보면 한글 입력 상태에서 키보드를 누르는 습관 때문에 단축키가 제대로 작동하지 않는 상황을 경험할 수 있습니다.

예를 들어 복사를 하려고 할 때 한글 입력 상태에서 Ctrl + ㅊ을 누르는 식으로 입력하면 복사 기능이 실행되지 않을 수 있습니다. 원하는 복사 기능을 사용하려면 영문 키 입력 기준인 Ctrl + C가 정확하게 입력되어야 합니다.

평소에는 너무 당연하게 사용하던 기능이기 때문에 처음에는 상당히 어색합니다. 특히 빠르게 업무를 처리하는 직장인에게는 이런 작은 차이가 반복될수록 불편함이 커질 수 있습니다. 복사와 붙여넣기는 하루에도 수십 번 사용하는 기능이기 때문입니다. 한글 입력 상태에서 단축키가 바로 원하는 대로 작동하지 않는 경험은 한국어 사용자에게 분명 적응이 필요한 부분입니다.

이런 문제는 기능 자체의 부족함이라기보다 프로그램의 입력 환경과 한국어 사용자의 기존 습관이 충돌하면서 생기는 불편함에 가깝습니다.  그래서 WPS Office를 처음 사용한다면 기존 프로그램과 똑같은 경험을 기대하기보다는, 새로운 프로그램의 방식에 잠시 적응할 시간이 필요하다고 생각하는 편이 좋습니다.

또한 회사에서 매우 복잡한 엑셀 파일을 사용하거나, 매크로와 고급 기능을 자주 활용하고, 여러 사람이 동일한 환경에서 문서를 공유해야 하는 경우에는 실제 사용 전에 충분한 테스트가 필요합니다.

 

 

4. 마이크로소프트 오피스의 프로그램과 비용이 부담이라면 WPS 오피스는 고려해볼만한 선택지!

솔직히 말하면 업무 환경에서 마이크로소프트 오피스는 여전히 가장 익숙하고 강력한 선택지 중 하나입니다. 많은 회사가 이미 마이크로소프트 오피스를 업무 표준으로 사용하고 있고, 직원들도 엑셀과 워드, 파워포인트에 익숙합니다. 복잡한 업무를 처리하거나 고급 기능을 활용해야 한다면 익숙한 프로그램을 사용하는 것이 가장 효율적일 수 있습니다.

 

그렇지만 마이크로소프트오피스 프로그램을 사용하면 엑셀, 워드, PPT정도만 사용하고 싶은데 다양한 프로그램이 딸려서 설치되고, 그러다보면 컴퓨터의 구동이 느려지거나 프로그램을 여는데 시간이 오래 걸리기도해요 ㅠㅠ 또는 업데이트 알림이 계속 오니 가끔은 집중을 방해하는 마이크로소프트오피스가 미워질 때도 있습니다. 

 

작업을 하다가 괜히 이런 것까지 스트레스가 될 때, WPS 오피스를 사용해 보는 것도 좋은 시도라고 봅니다.  특히 직장인이라면 새로운 프로그램을 무조건 배제하기보다 실제로 내가 사용하는 업무 기준으로 판단해 보는 것이 좋습니다. 파일을 열어보고, 자주 사용하는 기능을 실행해 보고, 단축키와 메뉴 환경이 나에게 맞는지 직접 확인해 보면 됩니다.

결국 중요한 것은 어떤 프로그램이 가장 유명한지가 아닙니다. 내가 지금 필요한 일을 가장 효율적으로 처리할 수 있는가, 그리고 그 비용이 나에게 합리적인가를 판단하는 것입니다. 그런 의미에서 WPS Office는 ‘마이크로소프트 오피스를 완전히 대체할 프로그램’이라기보다, 비용 때문에 오피스 프로그램 사용을 망설이고 있는 직장인에게 한 번쯤 시도해 볼 만한 실용적인 대안이라고 할 수 있습니다.